PERANAN & TANTANGAN KOMUNIKASI DAN ASPEK KONTEN DAN KONTEKS DALAM PROYEK KONSTRUKSI

PERANAN DAN TANTANGAN KOMUNIKASI KEPEMIMPINAN DAN ASPEK KONTEN DAN KONTEKS DALAM PROYEK KONSTRUKSI

Marianto Linggom H. Sihombing

mariantolinggom@gmail.com

Abstrak

Kesuksesan eksekusi suatu proyek konstruksi sangat ditentukan oleh keberhasilan para tim member dan seluruh stakeholder proyek dalam melakukan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif sangat dipengaruhi oleh kemampuan para manager ataupun leader dalam mengimplementasikan leadership communication. Dalam menjalankan leadership communication, setiap leader yang terlibat dalam proyek konstruksi mulai dari engineer, lead/chief dan manager harus mampu mempertimbangkan dan menentukan purpose, strategy dan structure yang tepat pada tahap awal proses komunikasi. Strategi komunikasi sangat esensial tidak hanya untuk menghindari gangguan yang berdampak negatif, namun juga melahirkan inspirasi inovasi yang positif. Setelah tujuan komunikasi diklarifikasi, langkah esensial selanjutnya dalam strategi komunikasi adalah menyempurnakan tujuan komunikasi tersebut dimana dalam tahap ini konteks komunikasi harus dipertimbangkan untuk mencapai objective komunikasi.  Mempertimbangkan konteks komunikasi setali tiga uang dengan mempersiapkan dan menentukan konten komunikasi, dimana dua faktor ini memegang peranan penting dalam mewujudkan komunikasi yang efektif.

Kata kunci: leadership communication, komunikasi efektif, proyek konstruksi, konten dan konteks

1.           Introduction

1.1         Komunikasi dalam Proyek Konstruksi

Komunikasi didefinisikan sebagai transmisi pesan dari seseorang dan penerima dimana pesan yang diterima dipahami dengan baik (Torrington and Hall, 1998). Study case ini mengangkat topik mengenai peranan komunikasi dalam perspective leader di lingkungan proyek industri konstruksi dan lebih spesifik mengenai bagaimana pendapat tim proyek di lapangan berdasarkan hasil interview offline dari beberapa sampel anggota tim proyek “X” meliputi level manager, lead engineer dan staff/engineer terkait preference mereka terhadap aspek konten dan konteks komunikasi di lingkungan proyek konstruksi yang sedang berjalan, yang memberikan dampak positif terhadap pencapaian proyek secara individu dan kolektif dari point of view sample interview.

Komunikasi kepemimpinan mempunyai peranan penting dalam suatu proyek konstruksi sekaligus menjadi tantangan bagi tim proyek dan seluruh stakeholder proyek baik individu maupun kolektif sebagai organisasi, divisi, dan fungsi. Di dalam suatu proyek terlibat banyak group dan team member dengan latar bidang discipline, culture bahkan bahasa yang berbeda-beda, bekerja sama untuk menghasilkan suatu produk yang dalam eksekusinya dibatasi oleh waktu, biaya, mutu dan K3LL sesuai dengan spesifikasi proyek dan harapan client. Untuk mewujudkan tujuan tadi, komunikasi menjadi tools utama bagi tim proyek dalam setiap aktivitas mulai dari tahap desain, pengadaan dan konstruksi. Komunikasi merupakan skill yang seharusnya dikuasai oleh para manager dan leader untuk mengeliminasi masalah dan resiko, memperlancar fungsi koordinasi dan interface dan memastikan semua aktifitas berjalan sesuai dengan rencana maupun requirement proyek.

Dalam beberapa proyek, manager yang tidak dapat menjalankan leadership communication yang kuat, baik dalam perspective komunikasi internal maupun external, sangat mempengaruhi pencapaian target, fungsi koordinasi internal dan external, dan performa tim proyek dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing serta menimbulkan kebingungan dan permasalahan job satisfaction bagi para bawahannya.

Dalam aspek keselamatan kerja di proyek konstruksi, komunikasi juga memegang peranan penting. Sebagian besar kecelakaan kerja di proyek konstruksi merupakan kontribusi dari kegagalan komunikasi para pekerja di lapangan.

1.2         Karakteristik Proyek dan Proyek Konstruksi

Industri konstruksi merupakan industri berbasis proyek. Proyek merupakan “a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service (Project Management Institute, 2000)”. Dari perspective komunikasi, proyek dikarakteristikkan dengan kefanaan; yaitu pola keterlibatan jangka pendek yang pasti membatasi peluang bagi tim untuk membangun saluran komunikasi yang tegas dan permanen yang sesuai dengan kebutuhan semua pemangku kepentingan yang terlibat (Dainty, Moore & Murray, 2006).

Type proyek konstruksi sangat beragam mulai dari konstruksi berukuran kecil sampai besar dan konstruksi sederhana sampai dengan yang sangat complex. Namun semua type proyek konstruksi ini terlepas dari ukuran dan kompleksitas nya, masing-masing memiliki karakter yang umum yang memerlukan elaborasi mengingat dampaknya pada proses komunikasi. Karakter ini membuat proyek konstruksi lebih kompleks dan sulit dikelola dibanding proyek lainnya, dijelaskan sebagai berikut (Loosemore et al., 2003):

• Unik, on-off nature, didesain dan dibangun satu kali untuk memenuhi produk yang diinginkan client.
• Kecenderungan pemberian award/penunjukan dilakukan dalam waktu yang pendek, sehingga kemungkinan untuk melakukan persiapan secara menyeluruh sangat terbatas.
• Intensitas tenaga kerja yang tinggi
• Terdapat jargon, simantik ataupun terminology yang tidak umum yang potensial menyebabkan kesalahan persepsi diantara tim proyek
• Tingkat ketergantungan terhadap tenaga kerja yang mobile sangat tinggi
• Budaya di mana proyek konstruksi didominasi oleh pekerja pria secara turun-temurun
• Bursa tenaga kerja yang semakin beragam mendorong industri konstruksi harus bergeser dari budaya tenaga kerja yang homogen

1.3         Aspek Konten dan Konteks Komunikasi di Lingkungan Proyek

Leadership communication yang dijalankan oleh para manager, leader dan staff/engineer di lingkungan proyek, selain harus memiliki tujuan yang jelas juga harus diimplementasikan berdasarkan strategi; dalam konteks seperti apa komunikasi dijalankan supaya pesan sampai kepada receiver dengan jelas dan receiver dapat memahami, menindaklanjuti maupun mengevaluasi pesan dan informasi yang diterima. Di lingkungan proyek semua update informasi disampaikan ke pihak-pihak yang relevant dan dibahas secara rutin baik daily, weekly maupun monthly baik di internal maupun external perusahaan (dengan client). Penyelesaian proyek meliputi beberapa tahapan kegiatan yang sequential maupun overlap, membuat karakter komunikasi dalam proyek konstruksi sangat complex dan multi-direction. Dalam komunikasi yang multi-direction sekaligus multi-perspective, pertimbangan penggunaan konteks dan konten menjadi sangat perlu. Dalam komunikasi yang umum, suatu pesan melibatkan receiver dari beragam perspective yang berbeda seperti multi discipline/fungsi dan level sehingga konten komunikasi menjadi fundamental yang tidak dapat dipisahkan dari konteks.

2.           Literature Review

2.1         Introduction

Pada bagian ini akan dijelaskan teori tentang communication leadership dalam konteks yang berkaitan dengan topik yang dibahas dengan mengacu pada buku “Leadership Communication” karangan Deborah J. Barrett dan juga peranan dan tantangan effective communication dalam proyek industri konstruksi dengan mengacu pada beberapa artikel yang ditulis oleh penulis lain.

2.2         Leadership communication

Komunikasi kepemimpinan atau leadership communication merupakan komunikasi dalam perspective komunikasi leader (pesan yang disampaikan merefleksikan significance:pesan yang disampaikan menggambarkan masa kini dan masa depan organisasi, values:pesan yang disampaikan merefleksikan misi, visi dan culture, consistency: pesan menunjukkan values dan behavior, cadence: pesan terjadi secara regular dan sering) dalam menyampaikan pesan yang berakar pada nilai dan budaya organisasi dan berperan secara significant dalam mentransformasi receiver meliputi tim member, costumer, stakeholder, strategic partner, shareholder dan media. Dalam proses komunikasi, seorang leader harus terlebih dahulu mempertimbangkan purpose, strategy dan structure dari komunikasi yang akan dilakukan. Ketika menyusun strategi komunikasi tersebut pertama harus ditentukan apa tujuan ataupun goal yang diharapkan dari komunikasi dengan audience kemudian setelah tujuan kita jelas, selanjutnya memutuskan bagaimana cara terbaik untuk mewujudkan tujuan tersebut dan terhubung dengan audience.

2.3         Komunikasi di Lingkungan Proyek Konstruksi

Komunikasi merupakan bagian deliverable yang critical dari setiap proyek yang sukses dan merupakan soft-skill utama bagi management. Terdapat beberapa elemen utama dalam komunikasi proyek, meliputi (www.projectsmart.co.uk):

Siapa berkomunikasi dengan siapa – setiap individu maupun group stakeholder mempunyai persyaratan terkait pesan/informasi yang diperlukan dan juga pilihan teknis dan media dalam penyampaian pesan, sehingga sangat perlu dilakukan indentifikasi category dan requirement stakeholder yang menjadi receiver meliputi executive sponsor/Business sponsor, proyek team member, customer/client, partner, community stakeholder, proyek manager, proyek management office

Pesan/informasi apa yang akan disampaikan – memahami pesan atau informasi yang perlu disampaikan dan juga kaitannya dengan bagaimana mempersiapkan informasi tersebut sehingga dapat disampaikan dengan tepat waktu.

Bagaimana cara menyampaikan pesan – cara komunikasi yang tepat sesuai dengan receiver dan pesan yang akan disampaikan dan juga kaitannya dengan push communication (aktif menyampaikan pesan ke receiver) dan pull communication (aktif meminta informasi dari sender).

Kapan melakukan komunikasi – waktu yang tepat dan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati ataupun sesuai dengan ketersediaan data/informasi yang dibutuhkan oleh receiver.

Tools and Teknik – tools dan teknik yang paling tepat dalam menyampaikan pesan kepada receiver dan juga kaitannya dengan tools yang digunakan dalam mengumpulkan informasi.

Type komunikasi di lingkungan proyek konstruksi dapat dibagi berdasarkan level maupun perspective. Berdasarkan jumlah orang yang terlibat dalam komunikasi, komunikasi dapat dibagi sebagai berikut (Kreps, 1989):

Intrapersonal communication – proses komunikasi internal yang memungkinkan individu-individu memproses dan menginterprestasikan informasi

Interpersonal communication – komunikasi antara dua individu supaya dapat membangun dan menjaga hubungan

Small-group communication – komunikasi antara beberapa individu yang memungkinkan mereka untuk melakukan koordinasi pekerjaan

Multi-group communication – komunikasi antara satu group kerja dengan group lainnya.

Dilihat dari sisi perspective, type komunikasi dapat dibagi sebagai berikut (www.project-management-skills.com):

Project perspective – komunikasi dibagi menjadi dua type yaitu internal (komunikasi dalam tim member) dan external (komunikasi antara tim member dan proyek stakeholder lain).

Organization perspective – komunikasi dibagi menjadi vertical (komunikasi dalam organisasi berdasarkan level hierarchy yang berbeda), horizontal (komunikasi antara individu yang berada pada level yang sama dalam fungsi yang sama dalam organisasi), diagonal (komunikasi antara individu dari fungsi ke fungsi yang lain dalam organisasi).

Formality perspective – komunikasi formal dan informal

Channel perspective – bagaimana pesan akan dikomunikasikan (verbal atau non-verbal, tertulis atau oral, face-to-face atau via telephone).

2.4         Aspek Konten dan Konteks dalam Komunikasi

Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada faktor konten dan konteks tanpa mengabaikan faktor lain. Konten adalah kata, isi, symbol yang merupakan bagian dari pesan yang dikenal sebagai bahasa, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Konten sangat penting mengingat konten mengandung intention yang luas dan karakter unik yang dimilikinya yaitu dapat ditafsirkan dan dipahami secara beragam oleh masing-masing receiver. Dari uraian di atas jelas bahwa konteks sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari konten untuk memastikan komunikasi berjalan efektif. Konteks merupakan bagian komunikasi yang mengelilingi komunikasi itu sendiri di mana di dalamnya informasi dikirim, suara yang mengelilinginya, pemilihan medium, kata-kata yang digunakan dalam pesan, gambar pembicara, semua memengaruhi makna ketika ia berjalan dengan sukses, atau seperti yang dimaksudkan, dari satu orang ke orang lain.

2.5         Tantangan Leadership Communication di Lingkungan Proyek; Pentingnya Aspek Konten dan Konteks dalam Komunikasi

Meskipun kemampuan para pemangku kepentingan yang terlibat dalam kegiatan konstruksi untuk berkomunikasi secara efektif pada dasarnya dalam batas tertentu dibatasi oleh karakteristik dari proyek itu sendiri, namun dalam beberapa tahun terakhir telah diidentifikasi bahwa komunikasi yang tidak efektif menjadi penyebab utama kinerja industri konstruksi yang buruk (Dainty, Moore & Murray, 2006). Studi yang dilakukan oleh Project Management Institute (PMI) menunjukkan bahwa komunikasi yang tidak efektif memberikan dampak negative terhadap kesuksesan eksekusi suatu proyek, dan masalah ini masih terjadi hingga saat ini. Hasil studi di atas menunjukkan bahwa leadership communication dalam proyek konstruksi masih menjadi concern dan soft-skill penting yang harus dikuasai oleh para manager, leader dan semua tim proyek. Dalam konteks yang lebih spesifik, implementasi leadership communication dalam proyek konstruksi oleh semua tim member harus menyadari bahwa aspek konten dan konteks dalam komunikasi merupakan dua faktor yang harus dipenuhi dalam menjalankan komunikasi kepemimpinan. Dalam kondisi tertentu dimana aspek konten dan konteks tidak dapat dipenuhi secara optimal maka hal terbaik yang harus dilakukan oleh seorang leader adalah mempertimbangkan kembali strategi yang paling tepat pada kondisi tersebut sehingga tujuan dan goals yang diharapkan dapat tercapai seoptimal mungkin. Mengacu kepada data-data yang diperoleh melalui interview offline terhadap beberapa sample tim member proyek “X” disajikan di bawah, dengan profil sebagai berikut:

• Sampel terdiri dari 2 manager, 3 lead dan beberapa staff
• Sampel secara random dipilih dari fungsi yang berbeda meliputi, construction management, quality management, logistics, dan HSE,

dapat disimpulkan adanya kecenderungan preference dalam memilih konten dan konteks ke dalam beberapa perspective yaitu:

• Memilih konteks ketika komunikasi terhadap client dan terhadap internal tim pada level manager, namun memilih konten ketika komunikasi dengan internal dalam hierarchy yang sama atau lebih rendah, dan dengan subcontractor
• Memilih konteks ketika komunikasi dilakukan dengan client dan atasan dan konten diluar client dan atasan
• Memilih konten ketika komunikasi dengan siapapun

Data dan kesimpulan di atas menunjukkan tidak adanya pola yang tegas yang mempengaruhi preference tiap-tiap tim member terhadap aspek konten dan konteks dalam komunikasi, namun dapat dilihat bahwa behavior dan culture organisasi di proyek “X” turut mempengaruhi pendapat para sample. Dari simpulan interview offline terlihat adanya fenomena dimana komunikasi yang melibatkan individu atau group dengan individu atau group lain pada hierarchy yang lebih tinggi cenderung memilih konteks sementara ketika dihadapkan dengan hierarchy yang lebih rendah maka lebih memilih konten. Kondisi ini mengindikasikan bahwa dengan karakter dan circumstance proyek konstruksi, selain pertimbangan aspek konteks sebagai bagian dari langkah yang esensial dalam menyusun strategi komunikasi, maka aspek konten juga tidak kalah penting dan harus saling berimbang sama kuat dengan konteks, dalam mewujudkan komunikasi yang efektif di lingkungan proyek konstruksi

DAFTAR PUSTAKA

Barrett, J. Deborah. Leadership Communication. 4^nd Edition. New York: McGraw-Hill Education 2014

Dainty, Moore, Murray. Communication in Construction. 1^st Published. 270 Madison Ave, New York: Taylor and Francis2006